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OA系统发展历程与趋势


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   OA协同办公软件并不是一个固定的概念,企业在发展的不同阶段对于信息化的需求是不同的,而OA正是随企业的信息化需求、随时代的发展而不断变化的,企业的OA项目建设,就是双方契和的一个过程。
 

    以信息化来武装企业,目前已经是大势所趋。目前OA系统已经成为每个企业信息化初期选择并投入建设的基本系统,所谓OA,即办公自动化(Office Automation),是办公工作处理的自动化,它利用先进的技术,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成。达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。

一、OA与企业信息化发展

OA并不是一个固定的概念,企业在发展的不同阶段对于信息化的需求是不同的,而OA正是随企业的信息化需求、随时代的发展而不断变化的,企业的OA项目建设,就是双方契和的一个过程。

1、企业信息化发展阶段

企业的信息化可以分为如下四个阶段:

第一阶段:业务操作电子化。电子化即将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程;关注个体的工作行为,可以提高个体的工作效率。该阶段以财务电算化、生产制造自动化等为代表。

第二阶段:业务流程信息化。信息化即通过企业的管理重组和管理创新,结合IT优势周化业务流程;关注整个组织的流程,提升组织的效率。该阶段广泛开展流程梳理和信息化建设。例如ERP、CRM、SCM、BOSS系统建设等。

第三阶段:业务管理知识化。知识化即让合适的角色在合适的时间合适的场景获取合适的知识和资源。系统推动企业管理生态的建立,对环境的变化作出灵活的反应,业务流程持续改善,全面提升执行力。获得持久的竞争力。该阶段强调实现业务活动和管理活动的真正结合。以KM、协同、门户等为代表。

第四阶段:业务决策智能化。智能化即在企业的已有知识的基础之上,能够智能创造、挖掘新知识,用于业务决策、日常管理等,形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制。该阶段中,人工智能、专家系统的思想将应用在企业管理领域中。

2、OA系统发展阶段

OA的发展其实是一个不断求新求变的过程,纵观OA的发展历程,是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏。不同的信息化发展阶段也对应着不同的OA发展阶段:

第一阶段:文件型OA(1980-1999年)初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始,例如WPS、MS OFFICE、Lotusl-2-3等软件。当时许多人把OA称为“无纸化办公”。

第二阶段:流程性OA(2000-2006年)该阶段从最初的关注个体、以办公文件,档案管理为核心的文件型OA逐渐发展到目前正在成为应用主流的流程性OA。

第三阶段:知识型0A(2006-2010年)随着OA系统应用的逐步深入,企业的员工每天上班做得办公自动化杂志一件事情可能就是登陆OA系统,收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。OA俨然成为一个日常工作的基础平台,企业已经不可离开它了。随着客户需求的不断发展,OA也逐步融合“知识管理”思想,整合组织内的信息和资源发展,发展为“知识型OA”。

第四阶段:智能型0A(2010年)随着组织流程的周化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升,最终OA系统将会脱胎换骨,全新的“智能型OA”成为未来的发展方向,该阶段OA更关注组织的决策效率,提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。

从以上对企业信息发展阶段以及OA系统发展阶段的描述来看。目前在我们信息化发展处于第二阶段的初期,已经开始信息化建设的梳理及规划,已经有了整合优化业务流程的需求;OA系统的建设正处于第二阶段,即流程性OA,以公文流转系统为核心,实现了信息发布、电子公文审批流转、电子邮件、文档管理、会议管理、资产管理等众多实用的功能。并且覆盖到了各级单位,取得了一定的效果。将信息化发展阶段以及OA项目建设阶段明确之后。我们就可以明确下一步OA的建设如何契和信息化发展需要。从而有目的、有层次地推进企业的信息化建设。目前主要应用已覆盖大部门机构,正深刻地改变着各级机构传统的办公或业务处理模式。在较长的一段时间内,我们都将以公文为核心,将公文各项应用推广到省联社、办事处(市联社)、县级联社、基层信用社四级单位,在此过程中逐步规范公文审批及业务流转流程,并逐步扩展周边应用。

二、OA的发展趋势

目前OA系统正处于流程性OA的阶段,根据目前的整体系统部署情况及下一步应用需求,结合办公自动化系统目前的发展趋势,我们总结出如下几点办公自动化系统发展的方向:

1、产品化与行业化

产品化和行业化是软件厂家随市场的发展而采取的主动性行为,对于厂家来说,为了充分满足企业信息化的需求。并且提高效率节省成本,使自己的产品拥有更多的竞争力。肯定会让自己的产品更加“产品化”以及“行业化”,迎合企业的需求,企业OA软件选型时也会充分考虑到产品的产品化及专业化等因素。

2、门户化

就目前内部各系统来看。OA、信息发布系统、经营决策等等管理系统。由于建设时间跨度较长。没有统一的平台,导致各个系统信息无法沟通及整合,成为一个个的信息孤岛,在扩展新的应用时,无法利用原用的资源,造成系统资源及人力物力的浪费。并且各个系统的前台表现形式不同,用户应用起来也较为繁琐。急需一个平台来进行信息的整合和规范,而企业门户正是为解决这些问题产生的。

OA的门户化是指将OA打造成一种企业级跨应用跨部门运作的基础信息系统,可以联结并整合企业各类信息系统和信息资源,可以联结企业各个岗位上的各个工作人员,在企业战略和流程的大前提下,通过类似“门户”的技术对业务系统进行整合,使得ERP、CRM、PDC等系统中的结构化数据能通过门户在管理支撑系统中展现出来,以提供决策支持、知识挖掘、商业智能等一体化服务,各种综合技术的引用使办公人员可以处理更为广泛的业务和办公信息。并使经营业务与办公事务互相融合。

3、知识化

在一个组织内。唯一不能被替代的资产是组织的知识和它的人员。知识正在成为推进企业持续性发展的源动力。知识不同于传统的资产。它更多的以“无形”的形式存在,例如人的经验、心得,人所掌握的技能等,而无形的知识却是无价的,知识管理就是要用科学的方式获取、组织、分享、更新、创新这些知识,从而在企业组织中成为管理运营的智慧资本。给企业带来价值。

所谓OA的知识化,就是OA与知识管理相结合,具体是将知识管理的思想融入来日常的办公协同平台软件中去。同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具,包括各种通信软件;实时会议包括电话会议、视频会议等;群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理;联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。

事实上,知识管理正是新一代的OA区别于传统OA的应用之一。在传统OA中,企业的所有动作都是围绕着具体的事务来进行的,而OA的目的也在于帮助企业摆脱部分手工工作,在一定程度上提升业务效率。

三、总结

上述几个OA的发展方向也同时是OA的发展需求。相信在未来的一段时间内,逐步将OA系统门户化、平台化,从而将内部的各个信息系统进行数据整合,建立起一个内部的柔性平台。对于今后业务和应用的扩展打下良好的基础。而在目前的OA系统中整合知识管理的思想,促进信用社内部知识从获得、整理、分享、更新、利用、创新,再到获得,加快不断循环往复的过程;知识通过这样的循环,知识本身得到不断的积累,知识量不断扩大。从而对企业产生越来越强的影响力。而且OA将可以围绕整个的知识管理过程拓展和深化其应用,提供内容管理、知识检索、知识推送、知识创建、知识激励、知识分析等一系列的工具,同时将知识管理从狭隘的文档管理扩展到企业的整个业务管理和运作环节中,并与其紧密的融合在一起,从而有效的提升各级组织和员工的学习及工作能力。将企业的信息化发展推向一个更高的阶段!


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